Projet BI : comment éviter le casse-tête des reportings ?
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Projet BI : comment éviter le casse-tête des reportings ?

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Comment faire en sorte que son projet de Business Intelligence ne se transforme pas en usine à gaz ? Entre des masses de données multisources et une administration perfectible des outils BI, les systèmes d’information peuvent vite crouler sous les documents.

Transformer son patrimoine de données pour lui conférer de la valeur. À l’ère de la Data, toutes les organisations poursuivent ce but. Pourtant, à vouloir générer de la valeur, les entreprises peuvent tomber dans un écueil inverse : surenchérir dans les rapports et noyer leur système d’information sous les flux de données. « Dès le départ, certains projets se retrouvent surdimensionnés par rapport aux besoins de l’entreprise. En effet, dans le cas d’une TPE par exemple, un outil de data visualisation comme Lumira ou PowerBI suffira amplement à couvrir les besoins de l’entreprise », prévient Alexis Bourgin, Chef de Projets chez Twin Solutions.

 

Business Intelligence : faut-il migrer tous les rapports ?

Pour les projets de plus grande envergure, notamment lors de migrations d’outils BI, l’audit préalable se révèle indispensable, quels que soient les cas de figure. « Après 17 ans d’expérience dans la BI, j’ai pu constater qu’à chaque fois que l’on demande aux utilisateurs métiers quels sont les rapports prioritaires, leur réponse est immanquablement : “tous” ! », relate l’expert de Twin Solutions. Or, dans les faits, une grande partie de ces rapports ne sont pas utilisés. À tel point qu’un travail de rationalisation des reportings se révèle plus que nécessaire, comme le constatent 43 % des directeurs financiers français dans un récent rapport du cabinet EY.

Dans le cas d’Areas Dommages, l’audit réalisé avec l’outil 360Eyes de l’éditeur GB&Smith a permis de réduire les 16 000 reportings initiaux à 2 300 réellement utilisés ! « Grâce à l’audit, nous avons pu mettre de côté les rapports qui n’étaient plus mis à jour depuis plus d’un an, les doublons, etc. Un vrai gain d’efficacité et de temps », se félicite ainsi François Bernard, responsable des études informatiques BI – Data de Areas Dommages.

 

Rationalisation des outils BI : un travail continu

Au-delà de l’audit préalable à tout projet BI, comment s’assurer de ne pas recréer un labyrinthe de rapports et de tableaux inutilisés au fil du temps ? « Les outils Bi comme SAP BusinessObjects ont un atout de taille : ils laissent la possibilité aux utilisateurs métiers de créer et gérer eux-mêmes leurs rapports. Un atout qui peut vite se transformer en handicap pour les équipes IT avec des documents en doublons, inutilisés voire supprimés par erreur », détaille Léonard Barnoux, Responsable Avant-Vente chez GB&Smith.

Dans ce contexte, un nouveau concept émerge au sein des organisations : “BI on BI”. « L’objectif consiste à donner de la visibilité aux équipes IT sur le volume des rapports et leur utilisation réelle par les métiers de l’entreprise. Grâce à des outils d’administration SAP BO comme 360Suite, nous sommes désormais en mesure de réduire les risques de suppression de rapports cruciaux ou stratégiques via des sauvegardes récurrentes et de rationaliser la gestion des rapports. Nous estimons que de tels outils font gagner en moyenne 80 % de temps aux équipes décisionnelles chargées de vérifier et de mettre à jour les rapports », explique Léonard Barnoux. De quoi se concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.

 

PROJET DE BUSINESS INTELLIGENCE : MODE D’EMPLOI